Formal letters

Scrisorile formale(formal letters)-se scriu din mai multe motive, ca de ex. pentru a prezenta o informaţie, pentru a solicita ceva, pentru a recomanda pe cineva/ceva, pentru a formula o plângere,  etc. Cele mai cunoscute sunt scrisoarea de intenţie, de plângere, de afaceri.

Cel mai important element dintr-o astfel de scrisoare este limbajul, care trebuie să fie, de asemenea, formal, şi mai ales, să-şi păstreze nivelul de formalitate pe tot parcursul său. Stilul formal include un vocabular elevat, un ton impersonal, folosirea mai frecventă a diatezei pasive, construcţii gramaticale complexe, cuvinte de legătură speciale.

Nu se admit prescurtări, tăieturi, ştersături, expresii familiale sau colocviale.

Scrisoarea formală presupune folosirea unor formule speciale de introducere şi de încheiere, iar paragrafele sunt alcătuite după o anumită ordine.

În primul rând, se scriu adresele expeditorului şi destinatarului, eventual data şi locul unde scrisoarea a fost întocmită. Adresa expeditorului apare întotdeauna în colţul din dreapta sus, împreună cu data completă şi locul în care a fost scrisă, iar adresa destinatarului—în colţul din stânga sus, sub care se va prezenta formula de început a scisorii.

Formulele de introducere şi încheiere sunt fixe:

ex. Dear Sir/Madam,               Yours, faithfully(dacă nu se cunoaşte numele persoanei căreia îi este adresată scrisoarea), sau  Dear Mr/Mrs Brown,         Yours, sincerely(în cazul în care numele adresantului este cunoscut).

Acestea nu se scriu la mijlocul rândului, ci la începutul său, în partea stângă.

Invariabil, în primul paragraf al unei scrisori  formale se menţionează motivul pentru care aceasta a fost scrisă. ex. I am writing to apply for.... I am writing on behalf of…. Bineînţeles, este obligatoriu să se menţioneze numele persoanei care scrie scrisoarea, şi motivul emiterii scrisorii. Conţinutul propriu-zis al scrisorii va fi compus din unu sau două paragrafe clare, care să mai dezvolte în câteva idei ceea ce s-a prezentat în introducere (se pot da câteva detalii concludente).

Încheierea va consta într-un singur paragraf la fel de scurt ca introducerea, în care se face un rezumat la ceea ce a fost spus în paragrafele anterioare,  se reia prima idee, se dau sugestii, se prezintă mulţumiri, sau se promite o acţiune viitoare.

Semnătura candidatului trebuie fie lizibilă, ataşată numelui întreg, scris citeţ.

Paragrafele se vor scrie de la un capăt la altul şi vor fi separate prin spaţii vizibile.

Ex.(scrisoare de intenţie)

Brasov, the 2nd of May, 2005                                                                                                                 96, Florilor Street                                                                                                                 Romania Dino’s Restaurant 789 Main Street Albany, New York Dear Sir/Madam, My name is Hazel Smith, and I am writing to express my interest in the position of part-time waiter assistant that I saw advertised in your newsletter dated 10th April. I have been working in the area for two years now, and I think I am fitted for this postion, also taking into consideration the fact that I’ve been working with people and I am fluent in both English and French. Apart from that, this would give me the possibility to continue with my studies of Social Sciences, which I began three years ago. I trust you will consider me for the post. I enclose a copy of my CV, together with two letters of reference. I look forward to hearing from you and having the opportunity to discuss the matter further. Yours faithfully, Hazel Smith.